Разовая архивация.

Откройте Outlook, выберите меню «Файл» -- «Средства очистки» -- «Архивировать»

В окне «Архивация» выберите папку с НАЗВАНИЕМ ВАШЕГО ЯЩИКА ЭТО САМАЯ ПЕРВАЯ СТРОЧКА, объем которой вы хотите уменьшить, а также дату ДАТУ УКАЗАТЬ ЖЕЛАТЕЛЬНО НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ, письма созданные ранее неё будут заархивированы. Нажмите «Ок», процесс архивации может занять несколько минут или часов, по возможности не отключайте компьютер и не закрывайте Outlook.